Office锦囊妙计大放送中

按会话查看邮件　　

　　Outlook 2003 可以按线程查看邮件，这是一个更快地浏览收件箱的简单方法。只需选择“视图” 　 “排列方式” 　 “会话”。如果你的阅读窗格是在右侧，你可以更快地完成这一设置，只要点击邮件列表上方的“排序字段”。你还会发现，如果每个邮件都包含以前的邮件，你可以读线程中最后一条邮件，而不需要挨个看下来，这样你就可以删除早期的邮件，保留最新的邮件，方便地清理你的收件箱。　　

　　更多的阅读空间　　

　　 Outlook 2003 有一个灵活的三栏格式，阅读窗格在右侧，这样无需打开每条邮件即可阅读。但有时你需要更大的空间来阅读。按 Alt-F1 可以切换导航窗格的开、关，这样就为阅读窗格提供了更大的空间。试试这个方法，你以后可能会经常用。　　

　　用快捷方式跳转

　　当第一次保存或添加邮件附件时，Outlook 缺省都是到“我的文档”里。如果你一般不用“我的文档”加附件或存附件，这种方式就很麻烦。有一种简单的解决方法是在“我的文档”里增加快捷方式，可以快速转到常用的文件夹。这样，你可以点击快捷方式，而不用一层层地寻找某个文件夹。　

　　要创建这种快捷方式，先打开“我的文档”文件夹。选择“文件” 　 “新建” 　 “快捷方式”，选“浏览”找到快捷方式指向的文件夹。点击“下一步”，输入一个快捷方式名。在命名快捷方式时，用“&”作第一个字符，这样它就可以出现在文件列表的最前面。下次在 Outlook 中增加或保存附件时，只需点击这个快捷方式，立刻就可以到想去的文件夹。　　

　　增加标志工具栏
　　

展开与折叠文件夹树　　

　如果你更愿意用键盘而不是鼠标进行操作，你可以用数字小键盘上的星号键来展开当前选中的Outlook文件夹树。再按一次该键，所有新打开文件夹的下一级子文件夹也展开。每次按 * 键都展开一级。数字小键盘上的减号（-）键则可以一次折叠起所有文件夹。　　

　用拖拽法设定类别和更改项目　　

　　在 Outlook 中，你可以指定一些类型，这样可以方便地将相关项分组。例如，你可以将许多联系人按个人关系或工作关系进行分类。如果你要将某一类指定到已有的 Outlook 的项目上，可以用简单的拖拽方式。选择“视图” 　 “排列方式” 　 “类型”。然后，如果程序已经设为显示分组了，则选择“视图” 　 “排列方式” 　 “按组排列”。你可以将某个记录拖到相应的组上，从而给这个记录分类。你还可以用这种方法输入或修改其它的字段，如公司名等。　

　　是否真是垃圾邮件？　　

　　Outlook 2003 里有一个还算不错的垃圾邮件筛选器，但与其它垃圾筛选器一样，它有时会错把有用的邮件判断为垃圾。如果有用邮件从想不到的地方发过来，Outlook 的“安全发件人名单”就没用了。因此，在删除垃圾邮件时至少要飞快地扫一眼，确认你没有丢失什么有用的信件。还要确认你的垃圾邮件筛选器是最新版本。微软已经发布了一个更新程序，你可以点击“帮助” 　 “检查更新”来获得它。　　

　　体中使用缺省字段　　

　　Outlook 的信息都保存在数据库里，所以当你看到象联系人或约会这样的项目时，它是使用了一个窗体来提取信息，并且提供一些字段供输入信息。Outlook 允许你自己定义窗体，并且为字段建立缺省的输入值。　

　　对自定义的窗体，为窗体中的一个指定字段建立一个缺省输入非常有用。假设你在 Outlook的“任务输入”窗体基础上创建了一个项目窗体，其中有一个关于项目客户的字段。如果你有一个主要客户，它的名字经常要填到这个字段中，则你肯定希望每次建立项目记录时 Outlook 能自动输入该客户名。　　

　　要建立一个缺省输入，先确认你要修改的窗体名。右击文件夹表里的文件夹名，选择“属性”，然后记下文本框“与此文件夹相关的窗体”名字。关闭属性窗口，到相应的文件夹里建立一个新的空记录。添加一个输入作为缺省值，然后选择“工具” 　 “窗体” 　 “发布窗体”。通过文件夹的导航找到旧窗体，然后将修改后的版本发布在同一个文件夹中，使用同样的名字。（你也可以用新名字，但那样必须更换在文件夹属性对话框中的窗体名字。）然后关闭正在工作的记录，打开一个新的记录。在第一次尝试时，你可能会得到一个信息说 Outlook 无法打开窗体。点“确定”并再打开一次新窗体。它就应该能以缺省输入打开了。

　　周六和周日：一天或两天？　　

　　Outlook 中缺省的月份视图是将周六和周日合为一栏。但你可以切换到分离显示状态。要找到这个命令，在日历中任何地方右击，选择“其它设置”。然后去掉“压缩周末”的选择勾。当然，也可以用同样方法把显示方式再改回去。这一设置也决定了打印时是六栏形式还是七栏形式。